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高密度的 8 次会议后我总结了 6 点心得

时间:2021-10-30 00:37来源:未知 作者:admin 点击:

  对产品经理来说,开会算是日常之一。但实际上,很多人并不知道怎么处理会议:如何准备,如何记录,如何复盘。作者经过数次高密度的会议后,总结了这6点经验,希望能对你有所帮助。

  从发现需求到产品落地,产品设计是整个链条中非常重要的环节,为了保证信息的高效传递,产品经理要跟不同的人开各种会议。

  对于工作经验丰富的职场老司机来说,因为对业务、人员都很熟悉,可能开会不是什么难事。而对一些产品新人,或者换工作进入新环境的产品经理,开会可能会遇到一些挑战。

  刚刚入职上家公司的时候,我就经历了这样的挑战:原本以为开会很简单,却经历了几次失败的会议。今天,我就给大家分享一些在新环境中组织会议的经历和心得。

  进入新环境,我尽力在有限时间内尽快熟悉人员、熟悉业务,对第一次会议我也非常重视,做了非常多的准备。尽管如此,第一次会议也出现了不少状况:

  参会者在会议中,说了一些业务细节,而这些内容,在调研未提及,且文档、系统里也没有,导致被业务方提问时,我无从回答。

  参会者之间比较熟悉,他们会用一些他们习以为常的“黑话”、“暗号”,但因为我对他们之前的历史沟通情况不了解,理解有困难。

  部分参会者的提问比较直接,搞得自己有点尴尬,比如:你连这个都不知道吗?你是产品经理,你要对调研清楚业务呀!

  虽然准备充足,会议中难免还会出现各种意料之外的问题,万一碰到不好相处的人,可能还会有点难堪。

  碰到这种情况,不被其他人带情绪的语言所影响,不卑不亢。要肯定自己的努力,别人提出的问题,有则改之,无则加勉,稳住心态,那些过分不友好、过于生分的话,就一笑了之吧~

  可能是到了新环境,自己过分关注业务,而忽视了一些开会沟通的技巧,导致最开始的几次会议效果非常差。我出现的问题包括不限于:

  会议议程模糊,导致开会主题跑偏;没定义清楚问题,导致开会反复拉锯,甚至为了争夺话语权要提高音量,气氛紧张。

  有两次会议,都是4-6小时的长时间拉锯战。更有一次,领导第二天出差,结果因为问题没讨论清楚,拉着领导“吵架” 到半夜。

  自己也学习了很多技巧,但是想到和做到,差距还是有的。后来,我结合自己的经验,按照会前、会中、会后总结了几点给自己的告诫

  会前,要定义清楚会议的主题,流程等。其实按照 5w2h 去思考和准备,准备效果就不会太差。

  其中,最重要的,是要确定会议的目的:思考清楚问题是什么,问题的价值是什么,问题之间的关系和主次是什么。

  多说一点:在不熟悉的环境中组织开会,要尽可能提前去了解参会人的调性,平时多观察其说话做事风格,这样会中才能做好管控(当然,这个也只能是通过多相处才知道)。

  参会人越多,不同的声音也越多。我们要进行合理的管控,才能保障会议秩序。在会前准备环节就应考虑到这些点。

  比如,一个人老说一些抽象的场景,就是不好好举例说问题:你的这个需求风险很大,SQL 不是这么写的。

  这个时候,要提醒发言人拿具体的例子讲解,因为抽象的概念,很容易出现理解偏差。理解不一致,很难高效沟通。

  在会中,难免会有人提出新的问题,甚至是新的议题,我们首先要判断这个议题和当初目标问题是否一致,是否值得花更多时间讨论。

  如果议题本身价值不大,可以礼貌地将话题拉回主线:诶,XXX,这个问题不在这次会议议题里,因为时间有限,我们可否会后继续讨论,我先记录下来。

  我们要应该控制讨论的时间,如果衍生出短时间没法得出结论的重要议题,最好的办法是先记录下来,再组织专题会议讨论。

  每个高效的会议,都必定要有结论。所以,在散会前,我们要公示会议结论及各项待办(精确到跟进人、时间)。

  详细的会议纪要,要在会后及时发出(邮件、IM),一方面,是记录会议,另一方面,是存档,后续追溯问题也方便。

  会议结束,意味着事项处理的开始,我们要持续跟进每个待办的处理,形成闭环,这样才实现了开会的目的。

  在熟悉新环境的过程中,我牵头组织了多次不同主题的会议。最开始,临时在钉钉群里艾特几个人,就临时先拉个会了。

  因为会议效果不好,我开始复盘和优化。开了 2 次会后,我尝试按照套路去组织会议,第 3 次会后,我开始结合团队特性调整记录的内容,慢慢完善自己和当前团队开会的套路。

  比如,我在会议通知部分,会讲清楚什么人、在什么时间和地点、围绕什么主题进行探讨,提前给出会议必读的材料:

  我在会前,会着重梳理会议必读材料,提前将核心问题的例子梳理清楚,以便在会议中就具体问题展开讨论。比如,在沟通数仓建模的时候,我就提前结合场景准备了例子:

  会议纪要部分,我会记录【会议通知信息】、【会议议程】、【会议过程记录】、【会议结论】、【其他增补议题及结论】、【会议待办】。

  会议结束后,我会把会议纪要发送给各个参会人,然后跟进待办。经过多次改善之后,我的会议管理能力也得到了同事们的认可。

  不同的团队,有不同的风格。我们可以总结每次会议,提升会议的效率,按照 PDCA 的方法去提升我们会议的管理能力。

  开会,是我们日常非常重要的沟通场景,会议管理的问题,本质上都还是沟通问题。

  另一方面,多换位思考,准备充分,适当提升自己的沟通技巧,让信息更高效传达被人接受。

  听到很多言论说在中国程序员是吃青春饭的,那么产品经理呢,也吃青春饭吗?

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